公共基礎知識：文書処理プログラムと方法

一、文書処理の一般的なプロセス

文を発する

役所内部で公文書を作るための創制、処分、管理活動を指す。

文書処理手順は不可逆性と強い決定性を持つ。

全体のプログラムは三つの段階に分けられます。

（1）原稿の形成は、原稿の作成、商談、原書の作成、署名を含む。（2）公文書の作成は、発注、写字、校正、捺印または署名を含む。

上記の手続きが完了したら、公文書の処理段階に入ります。

二、

活動のやり方のポイント

（1）原稿作成（詳細は章を参照）。

（2）商談します。

公文書の内容が他の関係に及ぶこと。

または所属機関または部門の職権範囲によらず、その同意または協力を得た時に行う協議活動。

主な役割は公文書の合法性を維持することです。有効性、政令の統一性。

（3）原案。

発行前に秘書が原稿に対して行った全面的な検査作業を指す。

（4）サインします。

機関の指導者または専門権限を与えられた部門の責任者が原稿の最終審査に承認した後、正式に原稿を作成し意見を出し、氏名、日付を記入する活動を指す。

原稿は署名を経て原稿になる。

署名はほとんどの公文書の発効に必要な条件です。

署名は正札、代理署名、署名（署名）、署名などの数種類があります。

（5）署名する。

公文書を発行する指導者が直接に正式に発行し使用する公文書の正本の落款所で名前をサインする活動を指す。

三、文を出して活動の方法の要点を管理します。

(1)注发。

つまり、定稿が形成された後に、注文書を書いて印刷する活動です。

（2）校正。

原稿と様式の設計要求を基準にして、ゲラや転写済みの書類を全面的にチェックします。

公文書の校正に適した方法としては、学校法、折校法、学校法があります。

（3）捺印する。

書類に捺印します。

（4）別装する。

規定により具体的に配付とパッケージの活動を行う。

(5)発行します。

包装済みの公文書を受文者に適切に伝えること。

直接転送が必要な以外に、普通郵便、機要通信、機要交通、公文交換、電気通信などの間接通路を通じて伝達されることが多いです。

関連リンク:

文書を受け取って活動の方法の要点を管理します。

1.公文書の受領

規定の確認、点検、検査、署名の手続きを経て、各種のルートから公文書を受け取ること。

2.公文書登録

登録形式は主に簿式、カード式、連単式の3種類があります。

3.審査

下級機関から報告が必要な公文書を受け取ったら、秘書部門は審査を行うべきです。

審査の重点：この機関によって処理すべきかどうか、行文規則に合致しているかどうか、内容は国家の法律、法規及びその他の関連規定に合致しているかどうか、その他の部門または地域の職権に関わる事項はすでに協議し、署名したかどうか、文書の種類の使用、公文書の書式は規範化されていますか？

4.分割処理

公文書の重要度、各部門の職責分業及び関連制度によって公文書を関連指導者に発送し、関係部門は周知の上処理する。

分办の本質は公文書の運行方向を確定するためで、それは公文書が正確で、迅速で、効果的に実質的に処理する重要な仕事を得ることができるかどうかを関係するのです。

5.公文書抜粋

重要公文書に対する投書前の加工を指し、要約や要約の作成、概要の作成、関連データの収集などを含む。

目的は公文書の取り扱いに便利を提供し、処理時間を節約することです。

6.回覧の組織

独立または少数の公文書が複数の部門または複数の人に読まれて処理される場合に、公文書を彼らの間で効果的に伝達し、読んでもらう活動を指す。

回覧に注意すべきです。(1)合理的な回覧ルートの形式を選択し、樹型、輪型、星型の中で公文書の回覧に適したのは木型です。

7.催促

引受期限と要求に基づいて公文書の引受過程に対して行う督促と検査活動をいう。

仕分けと催促の二形式。

催促する時に注意しなければなりません。（1）催事の範囲を正確に決めて、重点を保証します。（2）高い時間効果と利益の観念があります。（3）土地によって様々な催事方式を採用しなければなりません。（4）厳格性と権威性を強化します。