実際に公文書の種類の使用が間違っている場合

公文書の作成には、文の選択にあまり注意しない人がいます。例えば、「指示を仰ぐ」ことを「報告」と書いてあります。

「指示を仰ぐ」には上級機関からの回答が必要です。「報告」は上級機関からの確認が必要です。

名が正しくないと事がうまくいかない。

間違って使ったら、指示を受けた問題はすぐに答えられないかもしれません。

実際には、公文書の種類の使い方が間違っている場合は、主に以下のような種類があります。

足りません

規定された公文書のタイトルには、発文機関、事由、文種の三つの要素が含まれていなければならない。

一部の同志は往々にして事由だけを重視して，公文書のタイトルをニュースの見出しに書いた.

「今年の大学入試の募集計画は15%を超えました」というように、ニュースとしてはいいですが、公文書としてはあまり適切ではないです。

文書を受け取った単位はすぐに判断できないので、あなたの行文の目的は何ですか？

非法定の文種を使用する

実際には、いくつかの単位は規定の15種類の文種を使うのではなく、要約、要点、方案、計画、手配、綱要、計画、提案、返答、報告などを文種として使う。

「2015年の仕事のポイントについて」のように、このようなタイトルは起草中や非公式文書で使用できます。文書として印刷されると規範化され、「×××印発『2015年仕事のポイント』の通知」に変更されます。

文種が重なる

このような公文書は上級機関に提出されます。担当者は分かりません。普通の文書として処理しますか？それとも返事が必要ですか？

いろいろ考えた上で、わざわざ「伺い報告」と書いても、具体的な办理者にとっては、もっと難しいです。

同じ間違いでも「意見報告」などがあります。

また、転送系の公文書のように、転送が多いため、「通知の通知」がありますが、中間の部分は省略して、「通知の通知」を使ってもいいです。

もちろん、文種の重複は例外的な場合もあります。

「通知」は他の文種と混合して使用できます。

例えば、「××××『本市の体教結合の深化に関する意見』の印刷通知」。

越級使用規定の文種

ある公文書の種類の適用範囲は明確に決まっていませんが、階層を使う問題があります。

党の機関が「会議公報」を発表する場合、党の全国代表大会及び中央委員会だけであり、地方党組織は「会議公報」を発表することができない。

実際には、一部の地方党委員会の閉幕時にも公報が発表され、これは階層を超えている。

同じように、「共同コミュニケ」の内容は国家外交の事柄を反映するだけであり、地方と地方の間で「共同コミュニケ」を発布することはできない。

その他の誤用文の場合

本文の冒頭で述べた「伺い」と「報告」が間違っているほか、「伺い」「報告」と「手紙」も間違えやすいということです。

このような状況が発生した原因は，一方では起草者がこれらの文種の使用を知らないからである。

悪いと知りつつも、やむを得ずやってしまうのは、申請事項の「青信号」を得るのに役立つからです。

日常の行文の中には、確かに申請や報告事項がたくさんあります。手紙を使って書類を受け取ったところ、書類を受け取ったところ、返送されるという現象があります。

これらの文書を受け取った単位は往々にしてある事項がその職権範囲内で承認されたと強調しています。相手側に「指示を仰ぐ」と書かなければいけないと要求しています。

実は、「手紙」という公文書も指示と報告を求める機能があります。

さらに深い意味では、2つの平級機関と隷属関係のない機関の間で、1つの家が別の家に「伺い」を立てるのは、各方面から言っても妥当ではない。

以上のような文種の使い方が間違っている場合が多いです。